Algemene voorwaarden en privacyverklaring

 Klik hier om onze algemene voorwaarden te downloaden (pdf 158kb).

 

Privacyverklaring Meinders Bouwkundigburo B.V. (versie 11 juli 2024)

1. Inleiding

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden (bijvoorbeeld uw werkgever). Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Wij zijn:

de besloten vennootschap Bouwkundigburo Meinders B.V., is een besloten vennootschap die zich bezighoudt met het verzorgen van bouwaanvragen en het begeleiden bouwwerken. Bouwkundigburo Meinders is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 94285241.

2. Te verwerken persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

• NAW-gegevens;
• geboortedatum en –plaats of leeftijd;
• geslacht;
• contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie van contactpersonen;
• kopie identiteitsbewijs (alleen indien nodig!);
• burgerservicenummer (alleen indien nodig!);
• salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn;
• huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen; (voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
• bankrekeningnummer;
• gegevens over voorgaande opleidingen en functies (in het kader van een sollicitatie);
• gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres, internetbrowser en apparaat type.

 

3. Doelen van en grondslagen voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Ook kan er een gerechtvaardigd belang bestaan om persoonsgegevens te verwerken, zoals in het geval van een sollicitatieprocedure.

Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we er van uit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:

• communicatie en informatievoorziening;
• het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
• facturering en incasso.

Het kan gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden. Indien u dit niet op prijs stelt, dan leest u hieronder wat uw rechten hierin zijn.

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

 

4. Sollicitanten

Sollicitanten wijzen wij graag op het volgende. U wordt gevraagd om in uw sollicitatiebrief nooit uw burgerservicenummer of geloofsovertuiging op te nemen en u hoeft eveneens geen pasfoto of kopie van het legitimatiebewijs bij te voegen. Mocht dit relevant zijn, dan komt dit gedurende het sollicitatieproces aan bod. Uw sollicitatie wordt gedurende de looptijd van een sollicitatieprocedure bewaard door de verantwoordelijk medewerker, daarna vernietigd. Dit is doorgaans zo’n 3 maanden. Mochten wij interesse hebben in uw profiel, maar wij u niet direct kunnen uitnodigen voor een gesprek, dan kunnen wij u vragen om expliciete toestemming te geven om uw sollicitatie tot 12 maanden in portefeuille te houden.

5. Verstrekking aan derden

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins verwerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Overigens wijzen wij u er graag op dat wanneer u ons een openbaar bericht via social media toezendt, anderen kennis kunnen nemen van dit bericht. Stuurt u gevoelige informatie daarom zoveel mogelijk op een andere wijze toe.

6. Verwerking binnen de EER

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt of indien in het betreffende land het door de AVG vereiste beveiligingsniveau voor persoonsgegevens niet wordt ondermijnd en er voldoende belang bestaat bij een verwerking buiten de Europese Economische Ruimte.

7. Beveiliging

Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.

Tot geheimhouding verplichten wij onze medewerkers en door ons ingeschakelde externe personen en andere derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers en die personen een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

8. Bewaartermijnen

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze benodigd zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal tot 7 jaren nadat onze dienstverlening is geëindigd), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht) of in verband met voorschriften vanuit onze branche- of beroepsvereniging.

9. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

10. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een inbreuk met betrekking tot uw persoonsgegevens (een zogenaamd datalek) dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte, indien er een grote kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd. Indien wij daartoe verplicht zijn zullen wij het datalek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Ongetwijfeld zal ons privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en deze is steeds te vinden op onze website en kan u op verzoek worden toegezonden.

13. Tot slot

Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter nadere vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met de heer E.A.G. Meinders.

11 juli 2024